Thérapeutes, lutter contre les PVPP (pas venu, pas prévenu = rendez-vous non honorés) est important pour une meilleure qualité des soins, un accès équitable aux services thérapeutiques et une relation patient-thérapeute solide.
Mais comment faire pour limiter au maximum les lapins ?
Dans cet article, on vous donne quelques stratégies que vous pouvez envisager pour réduire les PVPP.
1. Les rappels par mail
Pensez que la clé d’un rappel de rendez-vous efficace est de fournir des informations utiles et de faciliter la communication pour toute modification ou question.
Avec Mon Cabinet Libéral, vous pouvez envoyer des mails de rappel de rendez-vous gratuitement. Vous pouvez choisir combien de temps à l’avance ce dernier va être envoyé. Vous pouvez par exemple choisir de l’envoyer 48h avant le jour J.
Par exemple :
“Bonjour, vous avez rendez-vous le 24 novembre à 14h30 au cabinet de Chloé François, naturopathe, au 52 avenue Georges Pompidou à Uzès.”
Vous pouvez également rappeler les documents à apporter selon la nature du rendez-vous et en profiter pour rappeler l’importance de la ponctualité (”merci d’arriver 5 à 10 minutes avant l’heure de votre rendez-vous pour éviter l’accumulation de retards”) et préciser les conséquences d’un rendez-vous non honoré.
2. Les rappels par SMS
Les rappels de SMS peuvent grandement réduire les rendez-vous non honorés en fournissant un rappel pratique et en permettant aux personnes de prendre des mesures en cas d’imprévu.
Utilisez un logiciel de gestion de rendez-vous ou un service de messagerie automatisé pour envoyer des rappels de SMS de manière cohérente et fiable.
Envoyez un rappel de SMS la veille ou quelques jours avant le rendez-vous pour donner aux personnes suffisamment de temps pour se préparer.
Assurez-vous que le SMS contient des informations essentielles telles que la date, l’heure et l’emplacement du rendez-vous, ainsi qu’un numéro de contact au cas où la personne aurait besoin d’annuler ou de reporter.
Là encore, pour ce faire, vous pouvez passer par le logiciel Mon Cabinet Libéral. Pour plus de confort, vous pouvez décider d’envoyer un mail de rappel de rendez-vous 48h avant et un SMS 24h avant.
À noter que le service d’envoi de SMS est payant et c’est sous forme de pack.
Pour en savoir plus, c’est par ici.
3. Maîtrisez vos délais d'annulation
Si le rappel est trop proche de la date/heure du RDV, le patient ne pourra pas annuler, et devra appeler. Ceci pourra freiner des annulations pour des motifs peu recevables.
L’inconvénient ?
Une personne peu respectueuse ne prendra pas la peine d’appeler.
Par exemple, en configurant des messages sur la prestation réservable sur Primocreno, on peut ajouter une mention « si vous avez besoin d’annuler le RDV, pensez à me contacter au plus tôt pour que je puisse permettre à un autre patient de bénéficier du créneau ». Cela renforcera la sensibilisation des patients aux conséquences d’un PVPP.
4. Une bonne communication lors du rendez-vous
Expliquez l’importance de respecter les rendez-vous à vos clients ou patients. Mettez en avant les conséquences d’un rendez-vous non honoré sur l’efficacité globale du service.
Retard dans les soins : Le rendez-vous non honoré peut entraîner un retard dans les soins nécessaires. Cela peut être problématique si le problème de santé du patient nécessite un suivi régulier.
Perte de temps et de ressources : Les thérapeutes réservent du temps et des ressources pour chaque rendez-vous. Lorsqu’un patient ne se présente pas, cela peut gaspiller ces ressources et empêcher d’autres patients d’obtenir des soins à ce créneau.
Impact sur les autres patients : Les rendez-vous non honorés peuvent perturber la planification des rendez-vous pour d’autres patients, ce qui peut entraîner des délais d’attente plus longs pour tout le monde.
Relation patient-professionnel : Le non-respect des rendez-vous peut nuire à la relation entre le patient et le thérapeute. Cela peut entraîner une perte de confiance et rendre difficile la gestion des problèmes de santé à long terme.
Difficulté à obtenir un nouveau rendez-vous : Si un patient manque fréquemment des rendez-vous, il pourrait avoir du mal à obtenir de nouveaux rendez-vous à l’avenir, car les thérapeutes peuvent hésiter à réserver du temps pour un patient qui ne se présente pas
Pour minimiser ces conséquences, il est important pour les patients de respecter leurs rendez-vous et de prévenir le thérapeute en cas d’annulation ou de report.
5. La liste d'attente automatique
Grâce à la liste d’attente, vos patients peuvent choisir de s’inscrire afin d’avoir rendez-vous avec vous plus tôt en cas de désistement.
Ainsi, cela permettra une gestion optimale de votre agenda !
6. Une affiche dans votre cabinet
La salle d’attente de votre cabinet est un lieu privilégié pour informer vos patients sur des sujets qui vous tiennent à cœur : préparation du rendez-vous, messages de prévention, etc.
Et vu qu’on est sympa, on vous a préparer cette petite affiche pour vous pouvez imprimer et mettre dans votre salle d’attente et/ou dans votre bureau.
7. Analyser les motifs
📊 Analysez les raisons fréquentes des rendez-vous non honorés. Cela pourrait vous aider à identifier des tendances et à trouver des solutions spécifiques.
D’ailleurs, vous pouvez utilisez les données sur le logiciel MCL pour les analyser et mettre en place certaines solutions.
Mais aussi
Surveillez l’efficacité des mesures que vous mettez en place et ajustez-les si nécessaire.
Si un patient annule son rendez-vous et que ce dernier est passé par une plateforme de prise de rendez-vous en ligne (type PrimoCreno), il peut être intéressant de l’appeler directement pour connaître les raisons de son annulation. Cela se pourrait bien que ce soit à cause d’un manque de motivation pour entamer un accompagnement avec un thérapeute. Si tel est le cas, appeler la personne pourrait permettre de créer un premier lien avec elle et d’échanger afin de la rassurer et pourquoi pas, éviter une annulation.
Rappelez-vous que malgré toutes ces mesures, il peut y avoir des situations exceptionnelles qui entraînent des annulations de dernière minute. L’objectif est de trouver un équilibre entre la flexibilité pour les patients et la gestion efficace de votre temps et de vos ressources.
