- 1. Communication automatisée sur les manipulations de rendez-vous
- 2. Refonte du système d’annulation / suppression des rendez-vous :
- 3. Création d’indisponibilité : annuler plusieurs rendez-vous d’un coup :
- 4. Déplacement d’un rendez-vous
- 5. Messagerie sécurisée intégrée
- A. Communication instantanée entre utilisateurs MCL
- B. Communication praticien / patient
- C. Alertes de messages non lus
- Quelles sont les fonctionnalités à venir ?
1. Communication automatisée sur les manipulations de rendez-vous
Jusqu’à présent, nous laissions le praticien effectuer la communication avec le patient lors des déplacements et annulations des rendez-vous avec les patients. Cette opération devait être effectuée en dehors du logiciel et pouvait être longue. Nous avons donc travaillé à une solution pour vous faire gagner du temps.
Lorsque vous allez annuler un rendez-vous, vous pourrez choisir d’envoyer automatiquement un SMS (payant via notre système de crédits SMS) ou un Email (gratuit) au patient, pour lui signifier l’annulation.
Lorsque vous allez déplacer un rendez-vous, vous pourrez choisir d’envoyer automatiquement un Email (gratuit) au patient avec le récapitulatif du déplacement.
Ces fonctions s’ajoutent aux possibilités de communication déjà présentes dans le logiciel, à savoir :
– email et/ou SMS de confirmation de RDV (envoyé au moment de la prise de RDV)
– email et/ou SMS de rappel de RDV (envoyé 1 ou plusieurs jours avant le RDV)
2. Refonte du système d’annulation / suppression des rendez-vous :
Jusqu’à maintenant, pour annuler un RDV en gardant une traçabilité (et profiter du système de liste d’attente automatisé), il fallait effectuer un clic sur le rendez-vous puis choisir la présence (« patient absent », « annulé par le patient », « annulé par le praticien », etc). Dans la nouvelle version, il faut survoler le rendez-vous avec la souris et effectuer un clic sur la croix, ou afficher le détail du RDV et cliquer sur la corbeille. Cela fera apparaître la nouvelle fenêtre vous demandant de préciser votre intention.
Cette fenêtre est différente selon que votre rendez-vous est passé ou futur :
A. Rendez-vous passés
Vous aurez la possibilité de placer le rendez-vous en absent, absent excusé ou réaliser une suppression simple (déconseillé pour la traçabilité de l’agenda) :
B. Rendez-vous futurs
Vous aurez la possibilité de placer le rendez-vous en annulé par le patient, annulé par le praticien ou réaliser une suppression simple (déconseillé pour la traçabilité de l’agenda) :
En dessous de votre choix, vous aurez (si le patient dispose d’un numéro de téléphone valide ou d’un email), la possibilité d’envoyer un SMS ou email automatique au patient. Même si le patient est déjà au courant de l’annulation, cela permet que chaque protagoniste ait une trace de cette annulation.
Remarque 1 : Si le rendez-vous à supprimer est un rendez-vous récurrent, il vous sera demandé également vous souhaitez annuler uniquement le RDV, ou bien celui-ci + les suivants. Dans ce cas précis, le patient pourra recevoir 1 seul mail contenant la liste des rendez-vous annulés, et non pas 1 mail par rendez-vous annulé.
Remarque 2 : Une fois l’annulation du rendez-vous enregistrée, il se peut que cela déclenche l’envoi automatique d’un email aux patients en liste d’attente, pour leur proposer ce créneau.
Mise à jour : Suite à notre mise à jour 1.5.0, nous avons eu des retours concernant les annulations de RDV.
Selon la politique d’annulation de votre cabinet, vous pourrez choisir si le patient annule son RDV dans les temps, ou tardivement.
S’il annule dans les temps : son taux de présence ne sera pas impacté et la consultation passera « non facturable ».
S’il annule tardivement : il sera considéré comme « absent ». Son taux de présence sera altéré et la consultation pourra rester facturable.
3. Création d’indisponibilité : annuler plusieurs rendez-vous d’un coup :
Dans la version précédente du logiciel, en cas d’arrêt maladie ou d’empêchement de votre part, vous deviez :
- faire une indisponibilité sur une plage horaire
- vérifier s’il y a des rendez-vous patients, et les annuler individuellement
- contacter un par un les patients concernés par email ou SMS
C’est une opération assez chronophage. Nous avons développé un système qui permet, lors de la création de l’indisponibilité, de visualiser tous les rendez-vous patients prévus (les RDV déjà annulés ne seront donc pas proposées). Vous pourrez ainsi en très peu de clics les annuler et communiquer par Email et/ou SMS selon votre choix.
Au niveau de l’indisponibilité, vous pouvez soit faire une indisponibilité en journée sur 1 créneau horaire (ex : de 9h à 12h), soit sur une ou plusieurs journées entières via la zone supérieure de l’agenda.
Comme vous pouvez le voir, vous pourrez cocher/décocher le ou les rendez-vous à annuler. Et vous pourrez pour chacun, choisir de les prévenir par SMS ou par Email. A noter qu’il vous faudra sélectionner un modèle de SMS spécifique pour les annulations (rubrique « Configuration > Gestion SMS »). Nous vous avons créé un modèle de base lors de notre mise à jour, vous pouvez le consulter/modifier si besoin.
4. Déplacement d’un rendez-vous
En tant que praticien il y a 2 manières de déplacer un rendez-vous à une autre date/heure : soit par « glisser/déplacer », soit par « couper/coller ».
Si vous souhaitez déplacer un RDV sur la même semaine (ou en tout cas sur un jour affiché dans votre vue du calendrier), vous pouvez simplement le glisser sur le créneau qui vous intéresse.
Si vous souhaitez déplacer un RDV sur une autre semaine (ou en tout cas sur un jour qui n’est pas visible lorsque vous visualisez ce RDV), vous pouvez cliquer dessus, et choisir via l’icône des ciseaux le bouton « couper ». Vous devrez ensuite vous placer sur le jour où vous voulez mettre le nouveau RDV, et cliquer sur l’horaire voulu. Le logiciel vous demandera de confirmer que vous voulez bien déplacer votre RDV ici.
Dans tous les cas, si le patient concerné dispose d’une adresse email, vous aurez la possibilité de cocher une case pour le prévenir du déplacement par email :
Pour des raisons d’intégrité et de cohérence, la nouvelle version n’autorise plus les déplacements d’un rendez-vous passé (vous pouvez tout de même supprimer si besoin).
5. Messagerie sécurisée intégrée
Nous avons développé une messagerie sécurisée intégrée (et sans surcoût bien sûr) à notre logiciel Mon Cabinet Libéral. Comme vous le savez, vous n’êtes pas sensés communiquer sur des données de santé, dans des mails classiques (car les données des emails sont stockées à des endroits pas suffisamment contrôlés / sécurisés).
A. Communication instantanée entre utilisateurs MCL
La messagerie que nous avons créée, permet de pouvoir échanger entre utilisateurs de MCL partageant des accès communs à des cabinets. Ainsi, vous pourrez créer des conversations en temps réel entre praticiens d’un même cabinet (titulaire, collaborateur, remplaçant, secrétaire). Cela fonctionne comme une messagerie instantanée type Whatsapp, mais 100% intégrée au logiciel, donc entièrement règlementaire pour y traiter des informations de santé sur vos patients. Vous pouvez également créer des groupes de discussion (toujours entre personnes d’un même cabinet).
Vous pouvez envoyer des messages sous forme de texte, emojis, et partager des fichiers. Vous pouvez également « tagger » des utilisateurs en commençant un mot par le caractère @ ou tagger un patient par le caractère #.
B. Communication praticien / patient
En tant que praticien, vous pourrez si vous le souhaitez, envoyer un message à un patient qui dispose d’un compte Primocreno lié à votre fiche patient. Un patient ne peut pas créer une discussion avec vous de sa propre initiative.
Vous pouvez envoyer des messages sous forme de texte, emojis, et partager des fichiers.
C. Alertes de messages non lus
En tant que praticien, vous aurez dans la barre de menu en haut de votre logiciel un bouton pour avoir un aperçu des derniers messages reçus :
Aussi, que ce soit en tant qu’utilisateur MCL ou en tant que patient, si vous avez un message non lu depuis plus de 4 heures, vous recevrez un email vous indiquant que vous avez un ou plusieurs messages à lire (1 seul mail est envoyé peu importe le nombre de messages non lus).
Quelles sont les fonctionnalités à venir ?
Mon cabinet Libéral est en développement constant, dans ce cadre nous essayons d’améliorer le logiciel en fonction de vos demandes et attentes.
A. Application mobile MCL pour gérer votre agenda
Nous avons débuté le développement d’une application mobile Android et IOS qui vous sera utile pour gérer vos rendez-vous depuis votre téléphone. Il est déjà possible de le faire depuis le navigateur du téléphone (Chrome, Safari), mais voici à terme les avantages d’une application 100% mobile :
– une vue globale de l’agenda, même avec plusieurs calendriers / cabinets
– une interface simplifiée et mieux intégrée au système de votre appareil
– des notifications push gratuites sur certains évènements (prise de rendez-vous via Primocreno, annulation de rendez-vous, etc).
Nous vous tiendrons informés de la disponibilité de la 1ère version de notre application, en espérant de votre part quelque peu d’indulgence car… ce sera notre 1ère version mobile 🙂.
B. Application mobile PRIMOCRENO pour les patients
En parallèle de l’application MCL pour les praticiens, nous travaillons sur une version mobile du site Primocreno.com qui sera intégré dans une application Android et IOS à destination des patients. L’intérêt serait pour le patient de pouvoir accéder au site de prise de rendez-vous directement depuis un raccourci de son téléphone, et non plus en passant par son navigateur (Chrome, Safari). A terme, on pourra aussi envisager d’intégrer des notifications push, pour les rappels de rendez-vous ou la réception de message sécurisé par exemple.
Et voilà, nous avons enfin fait le tour de toutes les nouveautés de Mon Cabinet Libéral. N’hésitez pas à nous faire vos retours sur cette mise à jour. Et n’oubliez pas, pour vous tenir informé de notre actualité (mais pas que), retrouvez-nous sur Facebook, Instagram et depuis peu, sur notre chaîne YouTube !