Ici, on vous explique comment fonctionne le système d’alertes automatiques pour les patients désireux de rapprocher leur rendez-vous lorsqu’une nouvelle disponibilité se crée.
✅ Les avantages de cette fonctionnalité ?
Vous permettre d’optimiser votre temps, mais également celui de vos patients.
En ajoutant vos patients sur liste d’attente, ils seront notifiés lorsqu’un créneau se libère pour prendre rendez-vous plus tôt.
Depuis leur profil Primocreno, ils peuvent choisir d’être mis sur liste d’attente.
1. Activation de la liste d’attente
Pour ce faire, rendez-vous sur le menu du gauche puis sur « Paramètres > Calendriers ». Dans la partie « Action » situé à droite des calendriers, sélectionnez celui à éditer puis dans l’onglet « Liste d’attente » cochez la case « Paramétrage général », puis cochez la case « Alerte de disponibilité + tôt ». Chaque praticien peut décider d’activer ou non cette fonction. En conséquence, il faudra penser à bien l’activer (ou non) sur tous les calendriers.
2. Ajout en liste d’attente
a) Côté praticien / secrétaire
Lorsque vous ou votre secrétaire créez un rendez-vous dans le logiciel (que ce soit avec l’assistant ou via l’interface Calendrier classique), vous aurez la possibilité de cocher une case « Alerte de disponibilité + tôt ». Attention, cette case n’apparait que si le rendez-vous enregistré est ultérieur au délai minimum paramétré (par défaut 10 jours). L’activation de cette case à cocher n’a aucune action immédiate pour le patient, si ce n’est de le placer en liste d’attente.
![liste-dattente-activation-programmer-rdv](https://blog.moncabinetliberal.com/wp-content/uploads/2024/03/Tuto-blog-MCL-Tout-savoir-sur-la-liste-d_attente-_9_-1024x576.webp)
b) Côté patient
Via Primocreno, le principe est exactement le même qu’en interne, mais l’inscription sur liste d’attente se fait en autonomie par le patient, après la validation d’un rendez-vous ultérieur au délai configuré. Après avoir enregistré la réservation de son rendez-vous, il aura une case à cocher « Être informé d’une disponibilité + tôt ». Le patient peut également retrouver cette case à cocher dans son espace patient pour chaque rendez-vous.
![inscription-liste-d_attente-primocreno](https://blog.moncabinetliberal.com/wp-content/uploads/2024/03/Capture-decran-2024-03-11-a-13.47.38-1024x575.png)
3. Proposition de créneau automatique
a) Comment déclencher une proposition ?
✅ Si un rendez-vous prévu avant cette date est annulé ou supprimé coté praticien
✅ Si un rendez-vous prévu avant cette date est annulé par un patient via son compte Primocreno
b) Que se passe-t-il côté patient ?
Cela va générer, dans les minutes qui suivent, une alerte par email aux 5 premiers patients ayant coché la case pour leur rendez-vous à venir. Sur cet email figurera un lien à cliquer s’ils souhaitent répondre à la proposition d’avancement de leur rendez-vous.
![liste d'attente-email-nouvelle-disponibilite](https://blog.moncabinetliberal.com/wp-content/uploads/2024/03/Tuto-blog-MCL-Tout-savoir-sur-la-liste-d_attente-_5_-1024x576.webp)
Pour le patient ayant reçu une proposition, deux choix s’offrent à lui :
1. « refuser et conserver mon rendez-vous initial »
2. « accepter et déplacer mon rendez-vous »
S’il choisit de déplacer son rendez-vous, il reçoit un mail de confirmation de déplacement du rendez-vous (et éventuellement un SMS, selon la configuration du praticien). Côté praticien, le rendez-vous d’origine est marqué « déplacé à une autre date » (le créneau devient alors disponible).
![liste d'attente-confirmation-deplacement-rdv](https://blog.moncabinetliberal.com/wp-content/uploads/2024/03/Tuto-blog-MCL-Tout-savoir-sur-la-liste-d_attente-_6_-1024x576.webp)
c) Que se passe-t-il côté praticien ?
Le praticien reçoit une notification dans le logiciel Mon Cabinet libéral ainsi qu’un email, en fonction de ses préférences.
d) Suivi des propositions côté praticien
Vous pouvez savoir à qui a été proposé le créneau du rendez-vous annulé. Pour cela, cliquez sur le rendez-vous annulé, puis sur ce menu :
![historique-des-rdv-de-ce-creneau](https://blog.moncabinetliberal.com/wp-content/uploads/2024/03/Tuto-blog-MCL-Tout-savoir-sur-la-liste-d_attente-_12_-1024x576.webp)
Vous aurez ensuite un détail sur tous les rendez-vous patients créés sur ce créneau (pour cette heure de début / heure de fin). Pour chaque rendez-vous, si son annulation a donné lieu à des alertes de disponibilité, vous aurez la liste :
![historique-creneau-agenda](https://blog.moncabinetliberal.com/wp-content/uploads/2024/03/Tuto-blog-MCL-Tout-savoir-sur-la-liste-d_attente-_7_-1024x576.webp)
Dans la rubrique « Liste d’attente », pour chaque patient présent dans la liste, vous y verrez quels sont les créneaux qui ont été proposés.
4. Remarques importantes et précisions
➡️ Les alertes ne sont déclenchées qu’en annulant/supprimant un rendez-vous :
❌ Aucune alerte ne sera déclenchée si vous créez une nouvelle disponibilité dans votre agenda.
❌ Si le praticien ou la secrétaire annulent le rendez-vous car le praticien ne peut pas assurer le rendez-vous, il n’y aura pas non plus de disponibilité déclenchée.
➡️ Chaque patient qui aura reçu une alerte dispose de 15 jours (maximum) pour donner sa réponse, au-delà le lien ne sera plus actif et la proposition non valable.
➡️ Un patient peut recevoir plusieurs mails concernant plusieurs propositions.
➡️ L’avancement du rendez-vous sera proposé aux patients dont le rendez-vous d’origine correspond à une prestation possible dans la disponibilité du créneau annulé, et de même durée que le créneau annulé.
Exemple 1 : un patient ayant un rendez-vous lointain de 60 minutes ne pourra pas recevoir une alerte si un créneau de 30 minutes se libère
Exemple 2 : un patient ayant un rendez-vous lointain de 30 minutes ne pourra pas recevoir une alerte si un créneau de 60 minutes se libère.
➡️ Si un patient accepte de déplacer son rendez-vous, alors cela peut générer en cascade une nouvelle proposition à d’autres patients qui auraient un rendez-vous ultérieur au rendez-vous déplacé.
On espère que ce tutoriel vous permettra d’y voir plus clair concernant la liste d’attente.
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